Checklist là gì? Mẫu checklist công việc hàng ngày cơ bản trong Excel

Bạn có thường xuyên cảm thấy không kiểm soát được công việc trong ngày, luôn thiếu thời gian, công việc thường bị dồn lại từ ngày này qua ngày khác khiến bạn cảm thấy bất lực và stress? Đó là một trong những lý do vì sao checklist ra đời. Vậy checklist là gì? Cùng tìm hiểu khái niệm checklist và mẫu checklist công việc hàng ngày trong Excel nhé.

Checklist là gì?

Checklist là danh sách mọi việc cụ thể cần thực hiện cho một quy trình, nhằm hướng tới mục tiêu đã đề ra, quan trọng nhất là đảm bảo không bị thiếu sót bất cứ công việc nào dù là nhỏ nhất. Checklist đảm bảo cho việc thực hiện các công việc đúng và hơn nữa là tốt.

Hiện nay, checklist được sử dụng trong rất nhiều ngành nghề, đa dạng lĩnh vực. Checklist gần như không thể thiếu nếu muốn đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, thuận lợi. Nó cần thiết đối với cả nhân viên và các cấp quản lý.

Để tạo checklist, bạn có thể không cần ghi ra giấy mà sử dụng phần mềm Excel để tạo các mẫu checklist công việc hàng ngày, checklist cho các dự án, checklist cho từng nhiệm vụ...

Phân biệt checklist và to-do list

Hai khái niệm này thường xuyên bị nhầm lẫn và dần được sử dụng như từ đồng nghĩa. Tuy nhiên, to-do list chỉ là đưa ra những việc cần làm (có thể không liên quan đến nhau, ví dụ các việc cần làm trong sáng nay), trong khi checklist là những việc cần làm để hoàn thành một quy trình nào đó một cách chất lượng và hiệu quả nhất, đảm bảo không sót bất kì đầu việc nào, giúp cho công việc được hoàn thành tốt đẹp. Vì thế, các công việc trong checklist thường theo trình tự và có liên quan mật thiết với nhau.

To-do list có thể bao gồm nhiều checklist. Có thể hiểu đơn giản rằng, checklist là tất cả các bước làm như thế nào để cho một nhiệm vụ được thực hiện trọn vẹn, trong khi to-do list là làm những cái gì.

Ví dụ: 

To-do list sáng nay:

• Viết thư cho mẹ.
• Mua sắm.

Checklist cho việc “Viết thư cho mẹ”:

• Cần thông báo cho mẹ về kỳ thi học kỳ con vừa hoàn thành với kết quả tốt.
• Nêu rõ xếp loại của con, với số điểm đó thì kỳ này con có được học bổng không? Vì được học bổng nên con đã có tiền trang trải học phí và không cần mẹ gửi tiền lên nữa.

Checklist cho việc “Mua sắm”:

• Mua 1 áo len cho em trai.
• Mua 1 quần dài cho bố.
• Mua ở cửa hàng gần nhà vì giá rẻ và tiện đi lại, không mất nhiều thời gian di chuyển.
• Chuẩn bị sẵn tiền mặt vì cửa hàng đó không chấp nhận thanh toán online.

Như vậy bạn có thể thấy rằng, các đầu mục trong checklist là để bạn hoàn thành được một công việc, nhiệm vụ, dự án, một quy trình nào đó theo mục tiêu đã đặt ra và chúng có liên quan với nhau.

Tạo checklist để làm gì? Tác dụng của checklist

Lấy ví dụ với checklist trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn để chúng ta có thể hiểu rõ vai trò của checklist.

Đối với nhân viên làm việc tại các bộ phận trong nhà hàng, khách sạn

Checklist giúp mỗi nhân viên:

• Ghi nhớ mọi việc mình cần làm từ nhỏ đến lớn.
• Kiểm soát được thời lượng cần thiết cho mỗi loại công việc.
• Biết sắp xếp công việc khoa học, hiệu quả, nên làm việc nào trước việc nào sau.

Nhờ đó, nhân viên dễ dàng hơn trong việc hoàn thành công việc đã được giao với chất lượng và thời gian tối ưu. Các bộ phận cùng làm việc tốt sẽ giúp chu trình phục vụ khách hàng diễn ra suôn sẻ, đảm bảo chất lượng, từ đó mang lại sự hài lòng cao nhất đến với khách hàng.

Đối với các cấp quản lý trong nhà hàng, khách sạn

Checklist giúp người quản lý hình dung tổng thể được tất cả những việc có tác động đến kết quả, từ đó định hướng phân công nhân sự phù hợp với từng nhiệm vụ để hoàn thành mục tiêu chung. Nếu có sai sót, người quản lý dễ dàng phát hiện vị trí xảy ra sai sót để khắc phục cũng như có thêm cơ sở để đánh giá năng lực của nhân sự.

Như vậy, checklist giúp cho mọi hoạt động diễn ra thuận lợi, đảm bảo đầy đủ các tiêu chí đã đặt ra để hoàn thành mục tiêu chung sau cùng. Với các lợi ích của checklist, các cá nhân, doanh nghiệp sẽ sở hữu một quy trình làm việc chuyên nghiệp để công việc được hoạt động tốt nhất, hiệu quả nhất.