Hướng dẫn cách sử dụng Google Calendar hiệu quả chi tiết nhất

Google Calendar là một ứng dụng quản lý thời gian của Google giúp bạn theo dõi các hoạt động thường ngày như tạo các cuộc hẹn, nhớ sinh nhật người thân, bạn bè hay các sự kiện... và cùng rất nhiều tính năng hấp dẫn khác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Google Calendar hiệu quả chi tiết nhất. Mời bạn cùng tham khảo để khám phá những điều thú vị của Google Calendar nhé.

Cách sử dụng Google Calendar - Cách lên lịch mới cho hoạt động của bạn

Trong lần sử dụng đầu tiên, bạn sẽ được cung cấp "My calendars" (Lịch của tôi) để bắt đầu.

Việc sử dụng lịch Google Calendar sẽ giúp bạn sắp xếp lại những hoạt động thường ngày của mình một cách khoa học nhất, từ đó giúp bạn có thể hoàn thành công việc một cách tốt hơn mà không bị bỏ sót bất cứ cuộc hẹn hay lịch học tập, làm việc quan trọng nào.

Để tạo lịch mới, bạn nhấp vào dấu cộng nhỏ (+) bên cạnh My calendars và bạn sẽ thấy tùy chọn New calendar. Bạn đặt tên cho lịch, thêm vào ghi chú, thời gian, đổi màu để làm nổi bật sự kiện quan trọng.

Hướng dẫn sử dụng Google Calendar - Thêm Google Hangout vào sự kiện của bạn

Google Hangout là một ứng dụng nhắn tin gọi điện miễn phí của Google và bạn hoàn toàn có thể tích hợp vào Google Calendar để gặp gỡ bạn bè dễ dàng hơn.

Cách thêm Google Hangout khá đơn giản, bạn chỉ cần nhấp vào Add conferencing, sau đó Google sẽ tự động thiết lập Hangout cho những người cùng tham dự sự kiện với bạn.

Cách sử dụng Google Calendar hiệu quả - Thêm tệp đính kèm

Tính năng này rất hữu ích, nó giúp bạn có thể gửi tài liệu cho những người trong nhóm thông qua Google Calendar. Để đính kèm tệp tài liệu, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng bút chì từ sự kiện trên lịch sau đó tìm và nhấp vào biểu tượng kẹp giấy, một cửa sổ sẽ bật lên để bạn đính kèm tài liệu từ Google Drive hoặc các tệp từ máy tính của bạn.

Cách sử dụng Google Calendar - Lên lịch các cuộc họp nhóm

Hai tính năng "Suggested times" và "Find a time" (Đề xuất thời gian và Tìm thời gian) sẽ giúp ích cho bạn trong trường hợp bạn quá bận rộn và khó tìm được thời gian rảnh cho các cuộc họp nhóm.

Để lên lịch các cuộc họp nhóm một cách khoa học nhất, bạn cần thêm người khác vào sự kiện cần tham dự. Sau đó nhấp vào Suggested times bên dưới tên của khách. Google sẽ tìm thời gian rảnh trùng hợp của bạn và người đó để bạn xắp xếp cuộc họp.

Ngoài ra còn có một cách khác đó chính là sử dụng tính năng Find a time, tính năng này nằm ở cạnh tab Event details. Với tính năng này bạn sẽ nhìn thấy lịch của mọi người được đặt cạnh nhau, và dựa vào đó bạn sẽ có thể xắp xếp một cuộc hẹn phù hợp nhất.

Cách ẩn chi tiết sự kiện của bạn

Bạn có thể ẩn chi tiết sự kiện bằng cách chuyển thành Private (chế độ riêng tư), lúc này mọi người sẽ chỉ thấy trạng thái của bạn là Busy.

Để tiến hành ẩn chi tiết sự kiện, bạn chỉ cần nhấp vào sự kiện trên lịch, sau đó chọn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa. Tiếp đên, bạn tìm biểu tượng chiếc cặp, chỉnh sửa thành chế độ Busy và Private để ẩn chi tiết lịch của bạn là được.

Cách kích hoạt đồng hồ thế giới

Với tính năng này, bạn có thể tùy chọn múi giờ trên khắp thế giới để sắp xếp các cuộc họp với những người bạn trên khắp thế giới.

Để kích hoạt động hồ thế giới, bạn đến phần World clock rồi chọn hộp màu xanh đầu tiên và chọn múi giờ bạn muốn xem từ chế độ xem lịch của bạn. Sau đó, bạn quay lại chế độ xem lịch, các múi giờ trên khắp thế giới sẽ hiển thị ở đây.

Cách kích hoạt giờ làm việc

Tính năng này theo dõi giờ làm việc của bạn và nhắc nhở những người trong nhóm không thêm bạn vào cuộc họp khi bạn đang bận rộn.

Để bật giờ làm việc cụ thể trên lịch Google, bạn hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng từ chế độ xem lịch để truy cập cài đặt của bạn. Sau đó, điều hướng đến phần Working Hours, như hiển thị bên dưới. Tại đây, bạn sẽ có thể chỉ định khi nào bạn vào và ra khỏi công việc mỗi ngày trong tuần.

Cách gửi Email từ Google Calendar

Bạn có thể gửi Email từ Google Calendar một cách thật dễ dàng và đơn giản. Bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng phong bì bên trên sự kiện nhóm, nhập tin nhắn và địa chỉ và ngay lập tức thư của bạn sẽ được gửi đi mà không phải truy cập vào hộp thư điện tử. Điều này quả thật rất tuyệt phải không nào?

Cách thêm địa điểm họp cụ thể

Google Calendar tích hợp với Google Map nên việc thông báo địa điểm họp nhóm sẽ vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần nhấn địa chỉ vào hộp Where trong sự kiện nhóm.

Hướng dẫn sử dụng thông báo trên máy tính để bàn

Để sử dụng tính năng này, bạn tiến hành như sau:

Bạn vào Event settings sau đó nhấp vào Notifications, chọn Desktop notifications, lúc này thông báo sự kiện sẽ hiện lên nhẹ nhàng hơn để không gây khó chịu cho bạn trong quá trình làm việc.

Cách thay đổi thời gian thông báo sự kiện

Bạn có thể cài đặt thông báo sự kiện trước bằng cách nhấp vào biểu tượng bút chì để chỉnh sửa cài đặt. Trong chi tiết sự kiện, bạn tìm biểu tượng quả chuông để chỉnh thời gian là được nhé.