Hóa đơn điện tử là gì? Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ đẹp

Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì? VnAsk mời bạn tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi để nắm rõ hơn nhé!

Hóa đơn điện tử là gì? Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (có tên tiếng Anh là Electronic bill) là hệ thống tập hợp những thông tin dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được khởi tạo, gửi, lập, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử. Đây chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức - doanh nghiệp, giúp họ có thể phát hành, phân phối và xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hơn nữa, hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và đồng thời được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hiện, hóa đơn điện tử được chia làm 4 loại chính như sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hóa đơn này được áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế gia tăng theo hình thức trừ khấu hao.
• Hóa đơn xuất khẩu: Loại hóa đơn này dùng cho các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ qua bên nước ngoài. Tuy nhiên, việc xuất và thu chi ở thuế quan phải theo hình thức và nội dung của luật quốc tế, đồng thời theo quy định của luật thương mại và luật thương mại điện tử.
• Hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn này được áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế gia tăng theo hình thức trực tiếp.
• Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu xuất kho, tem điện tử và các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về tên gọi.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn mang lại hiệu quả cao cho công ty trong việc quản lý và kê khai chứng từ trong quá trình thực hiện các giao dịch thương mại. Thế nhưng, một số công ty phải sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử dựa trên mục đích sử dụng của họ.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn

Người bán hàng được ủy quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc vật chất của hàng hóa đang lưu hành và chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất. Theo đó, hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa phải tuân thủ các quy định pháp luật và phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật từ người bán (trong đó bao gồm dấu của người bán).

Người mua và người bán chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để cho phép lưu trữ hồ sơ kế toán theo luật kế toán. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân thủ theo các quy định bắt buộc ban hành của pháp luật.

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn

Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy phải tuân thủ theo các điều kiện chuyển đổi quy định tại Thông tư số 32/2011 TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Cụ thể có các nội dung như sau:

• Phải thể hiện được đầy đủ các nội dung có trên bản hóa đơn điện tử gốc.
• Sở hữu ký hiệu chuyển đổi thành công từ hóa đơn điện tử sang giấy.
• Phải đảm bảo có đầy đủ tên và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.

>> Xem thêm:

• Chữ ký điện tử là gì? Cách tạo chữ ký điện tử online đơn giản nhất
• Chữ ký số là gì? Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file PDF

Quy định về hóa đơn điện tử

Từ ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết 123/2020/NĐ-CP. Trong đó, tại điều 59 đã nêu rõ: “Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/7/2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức và các cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 1/7/2022".

Bên cạnh đó, theo điều 60 của Nghị quyết 123/2020/NĐ-CP quy định “doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, tự in hay hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì vẫn được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022.