POS là gì? Tìm hiểu về hệ thống POS và cách thanh toán qua máy POS

Bạn có từng bao giờ tự hỏi những chiếc máy POS tính tiền, thanh toán tiền ở các cửa hàng là gì và vận hành như thế nào chưa? Nếu bạn cũng đang tò mò về chiếc máy này thì hãy cùng VnAsk tìm hiểu xem máy POS là gì, hệ thống POS và cách thanh toán qua máy POS gồm những loại nào qua bài viết dưới đây nhé!

POS là gì?

POS là từ viết tắt của Point Of Sale, thuật ngữ dùng để chỉ điểm phân phối hàng hoá (điểm bán lẻ) do một cá nhân hay doanh nghiệp điều hành, ví dụ như các cửa hàng tạp hoá, chuỗi cửa hàng thời trang, cửa hàng trưng bày và mua sắm đều là một điểm POS.

Để kiểm soát lợi nhuận cũng như lượng hàng hóa, mỗi POS luôn có một hệ thống hoặc một công cụ ghi nhận lại các giao dịch hằng ngày như sổ tay, tập tin Excel hoặc cao cấp hơn là các loại máy tính tiền (máy POS), phần mềm theo dõi bán hàng (phần mềm POS). Việc trang bị và áp dụng các hệ thống máy tính tiền hoặc phần mềm POS sẽ giúp các chủ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hàng hoá, tiền mặt, hạn chế thất thoát hàng hóa cũng như đáp ứng nhu cầu mua sắm và thanh toán của khách hàng một cách nhanh gọn, hiệu quả và chuyên nghiệp.

Các hệ thống POS hiện đang được sử dụng

Các hệ thống POS hiện nay được phát triển rất đa dạng nhằm đáp ứng nhiều nhu cầu sử dụng khác nhau, các hệ thống phổ biến nhất bao gồm máy POS di động (máy POS cầm tay), máy tính tiền điện tử, phần mềm POS online và phần mềm POS offline. Sau đây, chúng ta sẽ cùng lần lượt tìm hiểu qua về đặc điểm của từng hệ thống này nhé.

Máy POS di động (máy POS cầm tay)

Máy POS di động hay máy POS cầm tay là thiết bị dùng để hỗ trợ các chủ doanh nghiệp nhỏ trong việc quản lý cửa hàng và thanh toán cho khách hàng. Máy được sử dụng phổ biến ở các cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ như siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa, cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm, thời trang, phụ kiện...

Máy POS cầm tay thường có thiết kế nhỏ gọn, cầm vừa trong lòng bàn tay, có màn hình cảm ứng hoặc màn hình điện tử kèm phím cơ. Loại máy này có khả năng in hóa đơn và được tích hợp phần mềm quản lý bán hàng để chủ shop có thể sử dụng thiết bị một cách linh hoạt nhất, bán hàng và kiểm soát được mọi lúc mọi nơi. Các loại máy này thường hoạt động nhờ pin và sim kết nối Internet để truyền dữ liệu.

Ưu điểm

• Thiết kế nhỏ gọn, có thể mang theo bên mình nên giúp bạn bán hàng mọi lúc mọi nơi.
• Quản lý tài chính, nhập liệu hàng hóa nhanh chóng, dễ dàng.
• Dễ sử dụng, độ bền cao, tiết kiệm chi phí đầu tư cho cửa hàng.
• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.

Nhược điểm

• Phải thường xuyên thay pin.
• Sử dụng sim kết nối Internet nên đôi khi xảy ra tình trạng kết nối chậm hoặc lỗi kết nối.

Máy tính tiền điện tử

Máy POS điện tử cũng tương tự như máy POS di động, nó cũng là một thiết bị dùng để tính tiền, lưu trữ số liệu bán hàng. Tuy nhiên, loại máy này thường có kích thước lớn hơn rất nhiều, có thể kết hợp với các loại thiết bị như máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn bán lẻ, máy thanh toán bằng thẻ tín dụng và ngăn kéo đựng tiền… Các loại máy này thường được trang bị cho các cửa hàng lớn, các chuỗi nhà hàng, các chuỗi siêu thị...

Ưu điểm

• Đơn giản, dễ sử dụng.
• Không bị virus.
• Dùng phổ biến trong siêu thị, shop, nhà hàng, khách sạn, karaoke…
• Dùng cho nhu cầu đơn giản in hóa đơn, thanh toán tiền…

Nhược điểm

• Nặng, khó di chuyển.
• Không cung cấp các báo cáo bán hàng như tồn kho, công nợ...
• Không thể quản lý kinh doanh trực tuyến.
• Giá thành tương đối cao (khoảng hơn 10 triệu đồng), rất ít nơi có điều kiện trang bị.

Phần mềm POS offline

Phầm mềm POS offline cài trên máy vi tính, hay còn gọi là phần mềm tính tiền (mặc dù tên gọi này chỉ phản ánh được 1 chức năng trong toàn bộ các chức năng khác của phần mềm POS). Đây là dạng POS rất phát triển trong những khoảng vài năm trở lại đây bởi nó có thể tiến hành cài đặt trên máy tính có sẵn, không cần đầu tư nhiều.

Ưu điểm

• Chỉ cần cài đặt vào máy tính là có thể sử dụng.
• Được thiết kế đa dạng cho từng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh.
• Xây dựng nhiều tính năng hấp dẫn như phân loại thành viên, báo cáo chi tiết…
• Phân quyền quản trị cho từng nhóm người dùng.
• Cung cấp báo cáo đa dạng và chi tiết hơn so với máy tính tiền.
• Giá thành không quá cao, nhiều nơi có thể mua và trang bị.

Nhược điểm

• Dữ liệu lưu trữ trực tiếp trên máy tính nên có thể bị mất dữ liệu khi máy tính bị nhiễm virus hoặc cháy nổ.
• Hoạt động trong thời gian dài sẽ khiến hệ thống xử lý chậm lại.
• Đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ vi tính nhất định.
• Cài đặt cố định trên máy nên không thể đáp ứng ngay nhu cầu xem thông tin tức thời.
• Nhiều tính năng dư thừa đối với người dùng.

Phần mềm POS online

Phần mềm POS online chạy trên nền web (còn gọi là web-based POS) là một dạng dịch vụ tính tiền mới xuất hiện gần đây, có thể được coi như sự cải tiến và bắt kịp xu hướng kinh doanh bán lẻ nở rộ trong giai đoạn hiện nay và sắp tới. Tại thị trường nước ngoài, hệ thống POS online trên nền web này đã và đang trở nên phổ biến để đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán điện tử và kết nối trực tuyến của các chủ cửa hàng, doanh nghiệp.

Ưu điểm

• Đơn giản, dễ sử dụng cả với những người không thành thạo với máy tính.
• Không cần cài đặt cố định trên 1 máy tính, chỉ cần sử dụng trình duyệt web (Chrome, Fire Fox, Safari, Internet Explorer...) là có thể truy cập hệ thống.
• Dễ dàng quản lý, truy xuất dữ liệu từ bất kỳ nơi đâu, vào bất kỳ lúc nào với máy tính xách tay, máy tính để bàn, máy tính bảng hay điện thoại thông minh...
• Nhiều tính năng được phát triển để phù hợp với đa số doanh nghiệp, có thể xuất các loại báo cáo cụ thể tùy yêu cầu người dùng.
• Dữ liệu được đầu tư về bảo mật và mã hóa theo tiêu chuẩn cao nhất.
• Các giao dịch kinh doanh được cập nhật tức thời trên server, giúp chủ doanh nghiệp có thể theo dõi chặt chẽ hơn.
• Giá thành thấp, phù hợp túi tiền của các cửa hàng bán lẻ, shop online, đại lý phân phối...
• Không bị virus.

Nhược điểm

• Cần phải kết nối Internet.
• Việc thanh toán phí hàng tháng còn khá lạ đối với đa số người dùng Việt Nam.

Thanh toán hàng hóa qua máy POS qua bằng cách nào?

Có rất nhiều cách để bạn có thể thanh toán hàng hóa qua máy POS, ví dụ như quẹt thẻ ATM, thẻ tín dụng, quét mã QR, thanh toán qua ví điện tử hoặc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.